Comme le dit si bien l’adage : Lorsque la vie vous donne des citrons, faites de la limonade!

C’est là exactement ce qu’a fait Carole Després, professeure à l’Université Laval, cofondatrice du Groupe interdisciplinaire de recherche sur les banlieues (GIRBa) et directrice du projet Schola.ca, lorsque l’événement qu’elle planifiait à Québec a été freiné par la fermeture obligatoire de tous les lieux de réunion, ordonnée par le gouvernement en mars 2020 en raison de la pandémie.

L’IAPS choisit Québec pour son congrès scientifique international

Avant la crise de la COVID-19, Mme Després travaillait assidument à l’organisation du 26e Congrès de l’International Association of People-Environment Studies (IAPS), lequel devait se tenir pour la toute première fois en Amérique du Nord, en plein cœur de la ville de Québec, du 21 au 26 juin 2020. Le congrès devait accueillir plus de 500 chercheurs dans les domaines de l’architecture, de la planification urbaine, de la psychologie, de la géographie, de l’anthropologie et d’autres disciplines étudiant les relations entre les populations et leur environnement. Présenté sous le thème « Running out of time: Setting the pace for future generations » (à court de temps : établir le rythme pour les générations futures), l’événement prévoyait se pencher sur la mise en place de sociétés plus durables.

« Nous étions si fiers d’avoir décroché le contrat pour cet événement, en 2018, à Rome », explique Mme Després. « Les précédents congrès s’étaient tous tenus en Europe et en Asie; le fait que la ville de Québec obtienne l’événement témoigne de l’attrait de la ville, ainsi que du travail extraordinaire réalisé par l’Université Laval et le Centre des congrès de Québec. La popularité de Québec était telle que nous avions reçu plus de 700 soumissions d’extraits provenant des quatre coins du monde! »

Changer son fusil d’épaule en période de pandémie : créer un événement hybride

Et puis, il y a eu le confinement. Le 15 mars, le gouvernement du Québec a rendu officielle sa restriction sur les événements de tous genres pour limiter la propagation de la COVID-19.

« Même si le comité organisateur comprenait la gravité de la situation, il n’en a pas été moins sidéré. Tout était prêt : nous avions finalisé les réservations d’emplacement et de nourriture, retenu les services des conférenciers principaux et recueilli tous les fonds nécessaires. Depuis 2017, nous avions investi tant d’énergie à l’organisation de cet événement; nous étions complètement atterrés à l’idée que l’IAPS 2020, qui devait célébrer 50 ans de recherche remarquable, n’aurait finalement pas lieu », relate Mme Després. « Il était tout simplement impensable d’attendre deux années de plus pour présenter des travaux de recherche cruciaux qui pourraient être bénéfiques à la population et à l’environnement. »

Fidèle à sa nature, qui la pousse à toujours mener à bien ses projets et à trouver des solutions à tout problème, Mme Després et les autres membres du comité organisateur de l’IAPS 2020 se sont tournés vers leur partenaire, Conférium, un planificateur d’événements professionnel de Québec spécialisé en événements scientifiques et universitaires, pour déterminer comment transformer le congrès en événement virtuel.


Pierre Bolduc, directeur de Conférium, n’avait pas l’intention de laisser tomber MmeDesprés ou l’IAPS. « Nos équipes respectives se sont immédiatement mises au travail afin de déterminer ce que nous pouvions faire pour transformer cet événement qui devait avoir lieu dans trois courts mois. »

Tout d’abord, les équipes ont sondé les personnes inscrites pour savoir si elles seraient favorables à la tenue d’un événement virtuel. « Nous avons envoyé un questionnaire à tous les participants potentiels », explique Mme Després. « Nous avons décidé que si nous arrivions à rassembler 200 participants, nous irions de l’avant. »

La réponse a dépassé nos attentes. Des centaines de délégués dans plus de 35 pays se sont révélés impatients de prendre part à un événement virtuel.

Et ainsi s’amorça la course pour réaliser l’événement virtuel en question.

« Il nous a fallu apprendre et nous adapter rapidement », ajoute M. Bolduc. Il y avait tant d’obstacles à franchir. Naturellement, nous devions nous assurer que tous les participants seraient capables de compter sur la technologie, que chacun disposait d’une connexion Internet fiable à la maison. Nous devions mettre sur pied le programme en tenant compte des multiples fuseaux horaires pour que tous les participants puissent se joindre à nous, qu’ils soient en Asie, en Australie, en Europe, en Afrique, au Moyen-Orient ou en Amérique du Nord. « Ç’a été un casse-tête très stimulant ».

Mme Després partage cet avis. « Il n’était pas possible d’animer un événement 7 heures par jour. Cela n’aurait pas été le meilleur moyen de maintenir l’intérêt des participants. Nous avons donc opté pour 6 demi-journées, une solution grandement appréciée de tous. »

Les services clés en main de Conférium comprenaient une plateforme permettant de présenter des résumés scientifiques, de gérer en ligne toutes les nouvelles inscriptions et de former les conférenciers, qui devaient enregistrer leurs présentations à l’avance. « Notre centre de commande était à l’Université Laval et tout le monde a fait de son mieux pour assurer la qualité la plus impeccable qui soit », ajoute M. Bolduc.

L’art de soutenir l’attention des participants lors d’un événement virtuel

L’équipe de l’IAPS 2020 a embauché des animateurs, des présentateurs et des maîtres de cérémonie professionnels pour susciter la participation enthousiaste de tous les congressistes. Karina Lehoux, présidente de l’entreprise Eklosion, spécialisée en animation d’événement, a travaillé depuis un petit studio mobile installé à l’Université Laval. Elle a collaboré avec Mme Després et l’équipe de Conférium pour créer les scénarios, ainsi que pour coordonner la logistique de l’aspect technique.

« En ma qualité d’animatrice d’événement, j’ai jugé que cette situation serait un excellent moyen d’acquérir de nouvelles compétences », affirme Mme Lehoux. « L’animation d’un événement virtuel est assurément différente de celle d’un événement physique. C’est un peu comme une émission de télévision; il faut utiliser des écrans verts, tenir compte de l’éclairage, de la qualité du son, et tout le reste. » Mme Lehoux a également apporté son aide aux conférenciers pendant l’enregistrement de leurs présentations.

Au lieu de simplement afficher une image statique de Québec dans chaque salle virtuelle, l’équipe a opté pour plutôt enregistrer, dans divers coins de la ville, des vidéos adaptées au thème de chacune. Chaque salle était donc « décorée » pour permettre aux participants de la repérer et de la reconnaître facilement. « Par exemple, dans la salle où l’on discutait des populations vieillissantes, nous présentions une vidéo de personnes plus âgées en train de prendre du bon temps dans la ville », Mme Després explique-t-elle fièrement. « C’était vraiment une excellente façon d’immerger les participants dans le thème. »

D’ailleurs, l’innovation et la créativité ne s’arrêtaient pas là. « Nous avons fait en sorte de donner aux participants l’impression qu’ils visitaient réellement la ville de Québec. » Comment? IAPS 2020 avait prévu des pauses « culturelles » pour présenter aux participants les plaisirs de l’hiver à Québec, leur faire écouter la musique typique de l’endroit, leur faire découvrir le mode de vie inuit, etc. « Nous avons aussi engagé un artiste local pour produire une œuvre d’art intitulée “Running out of time” (à court de temps), pour souligner l’événement. Nous avons envoyé l’œuvre virtuellement à tous les participants et chacun a pu l’imprimer à son gré. »

Lors d’autres pauses virtuelles, nous proposions des exercices de yoga et d’étirement, des concours en ligne durant lesquels les participants étaient appelés à répondre à des questions sur l’histoire de leur champ d’expertise, et des banquets virtuels. « Nous avons animé un gala virtuel et invité les participants à y prendre part en tenue de soirée et à prendre un verre ensemble. Nous avons même engagé un groupe musical pour agrémenter le tout », ajoute Mme Després.

Par ailleurs, IAPS 2020 a organisé une table ronde et des séances de réseautage qui se tenaient tôt le matin et à midi. « C’était notre façon de compenser le manque d’interaction humaine », explique M. Bolduc

L’enthousiasme déployé par l’équipe pour se réinventer de la sorte (de même que leur sacrifice en termes de sommeil) a, indubitablement, porté fruit. Mme Després a souligné que la grande majorité des résultats des sondages à la suite de l’événement, de même que les commentaires directs de la part des participants, ont été très positifs. « Nous avons même reçu des demandes de délégations dans d’autres pays qui souhaitent bénéficier de notre expertise pour organiser des événements hybrides dans le futur! Voilà une preuve phénoménale que Québec est un chef de file en matière d’organisation d’événements, peu importe les circonstances. »